Ma trận quản lý thời gian Eisenhower được biết đến như một loại công cụ vô cùng hữu hiệu giúp ích cho con người trong thời đại hiện nay. Vậy các đặc tính được xây dựng dựa trên ma trận này như thế nào? Hãy cùng Joseph tìm hiểu ngay thông qua bài viết ngày hôm nay nhé.
Ma trận Eisenhower là gì?
Ma trận Eisenhower, còn được gọi là Ma trận Khẩn cấp-Quan trọng, giúp bạn phân loại công việc thành bốn phần:
- Làm (Khẩn cấp và Quan trọng): Những công việc cần được xử lý ngay lập tức và có hậu quả lớn nếu không hoàn thành kịp thời.
- Lên lịch (Quan trọng nhưng không khẩn cấp): Những công việc quan trọng nhưng có thể lên kế hoạch làm sau. Chúng đóng góp vào mục tiêu dài hạn.
- Ủy quyền (Khẩn cấp nhưng không quan trọng): Những công việc cần hoàn thành nhanh chóng nhưng không quan trọng. Những việc này thường có thể giao cho người khác.
- Xóa bỏ (Không khẩn cấp và không quan trọng): Những công việc không mang lại giá trị và có thể loại bỏ để tiết kiệm thời gian.
4 cấp độ trong ma trận thời gian Eisenhower
Bản chất của ma trận quản lý thời gian Eisenhower là khả năng sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên phù hợp, từ đó giúp bạn hoàn thành công việc theo đúng mục tiêu và định hướng đã đề ra. Bốn cấp độ trong ma trận quản lý thời gian Eisenhower bao gồm: việc khẩn cấp và quan trọng, việc quan trọng không khẩn cấp, việc khẩn cấp không quan trọng, và việc không quan trọng không khẩn cấp.
Cấp độ 1: Việc khẩn cấp và quan trọng
Việc khẩn cấp và quan trọng được đánh giá là nhóm việc đầu tiên cần làm trong ma trận quản lý thời gian Eisenhower. Tất cả các công việc nằm trong nhóm này cần được thực hiện trước tiên. Bạn cần sắp xếp công việc để hoàn thành nhóm này trong khoảng 15-20% thời gian. Các dấu hiệu nhận biết công việc vừa quan trọng và khẩn cấp:
- Sự việc xảy ra bất ngờ có liên quan đến các vấn đề khủng hoảng.
- Không còn bất kỳ thời gian nào để trì hoãn công việc.
- Cần hoàn thành tất cả mọi công việc còn sót lại.
Cấp độ 2: Việc quan trọng, không khẩn cấp
Nhóm việc tiếp theo cần thực hiện nằm trong cấp độ 2 là việc quan trọng, không khẩn cấp. Thông thường, những công việc thuộc nhóm này sẽ chiếm khoảng 50-60% thời gian dành cho công việc. Khi thực hiện nhóm này, bạn cần tập trung và đầu tư thời gian nhiều hơn. Trường hợp những công việc cần nhiều thời gian hoàn thành thì mức độ quan trọng của nó càng cao và ngược lại.
Tuy nhiên, cần lưu ý ưu tiên xử lý các đầu mục công việc quan trọng và khẩn cấp nếu xuất hiện bất chợt trong quá trình thực hiện nhóm việc này. Khi đã xử lý xong việc khẩn cấp và quan trọng, bạn có thể tiếp tục nhóm công việc thuộc cấp độ 2 mà chưa hoàn thành.
Cấp độ 3: Việc khẩn cấp, không quan trọng
Nhóm việc khẩn cấp không quan trọng thường chiếm khoảng 15-20% quỹ thời gian làm việc. Cần giải quyết nhóm việc này sớm và nhanh chóng. Các tiêu chí nhận biết nhóm công việc này:
- Được người khác ủy quyền và không thuộc trách nhiệm của bản thân.
- Đầu việc phát sinh từ những phần việc nhỏ.
- Các công việc liên quan đến phản hồi thư, email, cuộc họp ngắn.
Cấp độ 4: Việc không quan trọng và không khẩn cấp
Nhóm việc không quan trọng và không khẩn cấp được xếp cuối cùng. Khi thực hiện các đầu việc thuộc nhóm này, không nên để nó chiếm quá nhiều thời gian, chỉ cần dành khoảng 5% để giải quyết. Các loại công việc thuộc nhóm này:
- Gặp gỡ, nói chuyện cùng bạn bè.
- Các hoạt động vui chơi giải trí.
- Những công việc không rõ ràng về mục đích.
Các bước sử dụng Ma trận Eisenhower
- Liệt kê tất cả các công việc: Viết ra tất cả những việc bạn cần làm.
- Phân loại từng công việc:
- Xác định công việc đó có khẩn cấp (cần xử lý ngay) hay không khẩn cấp.
- Xác định công việc đó có quan trọng (đóng góp vào mục tiêu dài hạn) hay không quan trọng.
- Đặt công việc vào phần tương ứng:
- Làm: Những công việc cần hành động ngay.
- Lên lịch: Lên kế hoạch cho những công việc này sau.
- Ủy quyền: Giao những công việc này cho người khác.
- Xóa bỏ: Loại bỏ những công việc này ra khỏi danh sách.
Ví dụ
Giả sử bạn có những công việc sau:
- Hoàn thành báo cáo cần nộp vào ngày mai.
- Lên kế hoạch cho cuộc họp tuần sau.
- Trả lời email thường lệ.
- Xem một chương trình TV.
Dưới đây là cách bạn phân loại chúng:
- Hoàn thành báo cáo cần nộp vào ngày mai: Khẩn cấp và Quan trọng → Làm
- Lên kế hoạch cho cuộc họp tuần sau: Quan trọng nhưng không khẩn cấp → Lên lịch
- Trả lời email thường lệ: Khẩn cấp nhưng không quan trọng → Ủy quyền
- Xem một chương trình TV: Không khẩn cấp và không quan trọng → Xóa bỏ
Mẹo để ưu tiên công việc hiệu quả
- Tập trung vào phần 1 (Làm): Xử lý những công việc này trước.
- Đầu tư thời gian vào phần 2 (Lên lịch): Những công việc này giúp bạn đạt được thành công dài hạn.
- Giảm bớt phần 3 (Ủy quyền): Giao việc khi có thể để giải phóng thời gian của bạn.
- Loại bỏ phần 4 (Xóa bỏ): Tránh những công việc này để nâng cao năng suất.
Bằng cách sử dụng Ma trận Eisenhower một cách nhất quán, bạn có thể nâng cao năng suất và quản lý thời gian hiệu quả hơn.
Liên hệ ngay để biết thêm thông tin chi tiết:
ADVANCE ESTATE REALTY
Realtor | Joseph Binh Duong
Cell | 714.262.3967 – 714.408.7777
✅Dre | 02040985
Email | Joseph Binh Duong
✅Fangpage | Joseph Duong Realtor
✅Youtube: Joseph Binh Duong | Mua nhà ở Mỹ, Cuộc sống Mỹ
✅Tiktok: https://www.tiktok.com/@josephbinhduong?lang=en
✅zalo: http://zalo.me/17472623967
